Metodo Hoshin Kanri per la pianificazione strategica

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Definizione del metodo Hoshin Kanri

Hoshin Kanri è un processo di gestione strategica che allinea gli obiettivi di ogni livello aziendale a una visione condivisa. Tramite un ciclo continuo di pianificazione, esecuzione e verifica assicura che tutte le attività siano focalizzate sul raggiungimento degli obiettivi strategici, promuovendo una cultura di miglioramento continuo

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Origini e Fondamenti del Metodo Hoshin Kanri

Il termine "Hoshin Kanri" deriva dal giapponese e può essere tradotto come "gestione attraverso la direzione": la parola Hoshin significa "ago della bussola", mentre Kanri si riferisce a "gestione" o "controllo".

L'idea centrale di questo metodo è quella di guidare un'organizzazione verso una direzione specifica, assicurando che tutte le parti si muovano coerentemente verso gli stessi obiettivi.

Il metodo Hoshin Kanri è stato sviluppato in Giappone negli anni '60, durante il periodo di grande trasformazione industriale e innovazione tecnologica guidato dal TPS Toyota Production System, il sistema che ha poi dato origine alla Lean Production.

È strettamente legato alla filosofia del Total Quality Management (TQM), che mette al centro il miglioramento continuo e il coinvolgimento di tutte le persone nel processo produttivo per la gestione della qualità, intesa come aderenza alle esigenze e aspettative del cliente.

In questo contesto, Hoshin Kanri fornisce una struttura per trasformare le strategie aziendali in piani operativi conosciuti e applicati dall’intera impresa, monitorando e misurando costantemente i progressi raggiunti.

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I Principi Chiave del Metodo Hoshin Kanri

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Allineamento tra Obiettivi Strategici e Operativi

Uno dei principi chiave del metodo Hoshin Kanri è l'allineamento tra obiettivi strategici e operazioni quotidiane. Questo approccio richiede una forte integrazione tra i diversi livelli gerarchici dell'organizzazione: le decisioni strategiche, che tradizionalmente vengono prese dai vertici aziendali, devono essere comunicate e adattate in modo da essere comprese e attuate da tutti i membri dell'organizzazione.

L'approccio a cascata, noto anche come Catchball, è fondamentale per garantire l'allineamento, gli obiettivi vengono trasmessi dall’alto (la direzione o il responsabile di reparto) verso il basso (i dipendenti) con un’interazione di comunicazione costante tra i vari livelli aziendali. Ciò assicura che vi sia una comprensione reciproca e che i piani siano realistici e attuabili a tutti i livelli.

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Focus su un Numero Limitato di Obiettivi Critici

Un'altra caratteristica distintiva del metodo Hoshin Kanri è la sua enfasi sulla concentrazione su specifici obiettivi limitati.

Invece che disperdere gli sforzi su una vasta gamma di obiettivi, il metodo invita le organizzazioni a concentrarsi su un numero limitato di obiettivi critici. Questo approccio consente di dedicare risorse e attenzione sufficienti a ciascun obiettivo, aumentando le probabilità di successo.

Gli obiettivi selezionati devono essere in linea con la visione a lungo termine dell'azienda e devono avere un impatto significativo sul successo complessivo.

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Coinvolgimento a Tutti i Livelli dell'Organizzazione

Uno dei punti di forza del metodo Hoshin Kanri è il suo approccio partecipativo: l'intero processo richiede il coinvolgimento di tutti i livelli dell'organizzazione, dai dirigenti agli operai.

Questo crea una cultura di collaborazione, in cui ogni dipendente ha un ruolo attivo nel raggiungimento degli obiettivi strategici. Il metodo Hoshin Kanri sottolinea l'importanza di considerare le idee e i feedback provenienti da tutte le parti interessate, migliorando così la qualità delle decisioni e la motivazione dei dipendenti.

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Misurazione e Monitoraggio Costante

La misurazione dei progressi tramite KPI condivisi con l’intera organizzazione, è un aspetto cruciale del metodo Hoshin Kanri.

Ogni piano d'azione deve essere accompagnato da indicatori di performance (KPI) chiari e misurabili, che consentono di monitorare i progressi verso gli obiettivi prefissati.

La raccolta regolare dei dati e il monitoraggio continuo consentono di identificare rapidamente eventuali deviazioni dai piani originali, permettendo così di apportare modifiche tempestive.

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Il Processo di pianificazione Hoshin Kanri

Il processo di pianificazione degli obiettivi e delle attività basato sul Metodo Hoshin Kanri è basato su 7 step.

1. Stabilire obiettivi strategici dell’impresa (catchball)
2. Sviluppare obiettivi raggiungibili (catchball)
3. Sviluppare obiettivi annuali da raggiungere (catchball)
4. Impostare strategie per raggiungere gli obiettivi annuali (catchball)
5. Raggiungere gli obiettivi annuali (PDCA)
6. Controlli mensili per il raggiungimento degli obiettivi (PDCA)
7. Revisione annuale

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1. Definizione della Vision Aziendale

Il primo passo nel processo Hoshin Kanri è la definizione della visione a lungo termine dell'organizzazione.

Cosa significa “Definire la Vision Aziendale”? Significa sviluppare una visione di quello che sarà l’impresa in tre, cinque e dieci anni. La leadership aziendale non può agire alla cieca, deve basare gli obiettivi strategici su una visione a lungo termine.

La visione aziendale deve essere condivisa con tutti i livelli dell’azienda, così che ogni persona operante al suo interno possa condividerla.

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2. Sviluppare Obiettivi Strategici

Una volta definita la visione, vengono stabiliti obiettivi strategici di alto livello che riflettono le priorità e i risultati attesi dall'organizzazione nel medio e lungo termine.

Gli obiettivi strategici sono tutti quegli obiettivi che la leadership definisce necessari per “raggiungere” la vision aziendale.

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3. Sviluppo di Obiettivi Annuali

Dopo aver stabilito gli obiettivi strategici, l'organizzazione sviluppa obiettivi annuali specifici che supportano il raggiungimento della vision a lungo termine. Gli obiettivi annuali devono essere impostati basandosi su metodi di prioritizzazione come la Matrice di Eisenhower.

Gli obiettivi annuali devono, come nel caso della vision, essere comunicati a tutti i livelli dell’azienda, in modo chiaro e comprensibile per tutti.

Questa comunicazione non deve essere sviluppata come una “direttiva dall’alto” ma come un progetto per il miglioramento continuo che porta benefici a tutti i livelli aziendali.

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4. Pianificare azioni per il raggiungimento degli obiettivi annuali

Gli obiettivi annuali sono poi suddivisi in obiettivi più piccoli e realizzabili, che vengono poi tradotti in piani d'azione concreti.

Durante questa fase, viene definito chi è responsabile dell'esecuzione di ciascun piano e vengono allocate le risorse necessarie.

Ogni micro piano di azione deve avere associato un Project Charter e una WBS, per definire e comunicare in modo chiaro chi deve sviluppare le azioni e come devono essere sviluppate.

Il processo Catchball è fondamentale per il successo del metodo Hoshin Kanri. In questa fase, gli obiettivi e i piani d'azione vengono discussi tra i diversi livelli dell'organizzazione.

Il termine "Catchball" deriva dal concetto di "lanciare" e "ricevere" idee e feedback, proprio come in un gioco di palla. Questo processo di scambio bidirezionale garantisce che tutti i membri dell'organizzazione siano coinvolti nella pianificazione e che gli obiettivi siano realistici e comprensibili.

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5. Agire per raggiungere gli obiettivi annuali

Una volta finalizzati gli obiettivi e i piani, l'organizzazione procede con l'implementazione delle iniziative strategiche.

Questa fase richiede un'attenzione particolare alla gestione del cambiamento, poiché l'implementazione di nuovi piani può richiedere l'adozione di nuovi processi (Business Process Reengineering), tecnologie o pratiche di lavoro.

Il Ciclo PDCA è lo strumento più utile per organizzare questa e le successive fasi del lavoro, che nel metodo Hoshin Kanri saranno ripetute fino al raggiungimento degli obiettivi strategici.

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6. Monitoraggio mensile del raggiungimento degli obiettivi annuali

Il monitoraggio costante dei progressi è essenziale per assicurarsi che l'organizzazione stia avanzando nella giusta direzione.

Vengono utilizzati KPI specifici per misurare i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati. Se emergono discrepanze tra i risultati attesi e quelli effettivi, vengono intraprese azioni correttive.

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7. Revisione annuale

Il processo Hoshin Kanri non si conclude con il raggiungimento degli obiettivi annuali.

In linea con la filosofia del miglioramento continuo, l'organizzazione rivede periodicamente i risultati e identifica opportunità di miglioramento per il futuro.

Le lezioni apprese durante l'anno vengono utilizzate per migliorare i processi e per pianificare gli obiettivi successivi.

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I Vantaggi del Metodo Hoshin Kanri

L'adozione del metodo Hoshin Kanri offre numerosi vantaggi alle organizzazioni che cercano di migliorare l'efficacia della loro gestione strategica e operativa.

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Allineamento Tra Strategia e Operazioni

Uno dei maggiori benefici del metodo Hoshin Kanri è l'allineamento tra gli obiettivi strategici e le operazioni quotidiane. Attraverso l'approccio Catchball e il coinvolgimento di tutti i livelli dell'organizzazione, il metodo garantisce che ogni dipartimento e individuo lavori verso gli stessi obiettivi. Questo riduce il rischio di disallineamento o di sforzi duplicati e inefficaci.

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Coinvolgimento dei Dipendenti

Il processo di coinvolgimento partecipativo caratteristico del metodo Hoshin Kanri favorisce una maggiore partecipazione e motivazione da parte dei dipendenti. Poiché i lavoratori a tutti i livelli sono coinvolti nella pianificazione e nell'attuazione delle strategie, essi sviluppano un maggiore senso di appartenenza e responsabilità per il successo complessivo dell'organizzazione.

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Flessibilità e Adattabilità

Il metodo Hoshin Kanri consente all'organizzazione di essere più flessibile e adattabile ai cambiamenti del mercato o del contesto competitivo. Il ciclo PDCA e la revisione continua dei piani permettono all'organizzazione di apportare modifiche tempestive alle strategie, mantenendo un alto livello di reattività.

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Miglioramento Continuo

La filosofia del miglioramento continuo è insita nel metodo Hoshin Kanri. Attraverso il monitoraggio costante, la revisione periodica e l'adozione di azioni correttive, l'organizzazione può migliorare costantemente le sue prestazioni e adattarsi a nuovi contesti o sfide.

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Metodo Hoshin Kanri: conclusioni

Il Metodo Hoshin Kanri non è un semplice “strumento” da applicare a piccole sezioni dell’impresa, ma è una strategia di gestione aziendale da implementare nelle strategie di leadership.