POC, Proof Of Concept, le 10 fasi per attuarlo correttamente

Ogni POC nasce dall’esigenza di implementare un’idea nuova, un’innovazione, un nuovo prodotto o un nuovo servizio. Serve comprendere se l’intuizione di base possa essere realizzata con successo.

Definire quindi l’ambito del POC Proof of Concept è la fase di impostazione del lavoro e definisce lo “Scenario di Riferimento” di un PROTOTIPO. Serve specificare il contesto e cercare di prevedere la maggior parte dei problemi da affrontare, gli attori di processo e le loro capacità, Identificare gli indicatori di controllo (CTQ, Critical To Quality), gli obiettivi che si intendono perseguire, le risorse necessarie e la stima del tempo di realizzazione.

In questa fase è importante introdurre anche analisi sulla strutturazione dei processi, stilando una Current State Map che dia visivamente lo stato attuale dei processi coinvolti.

La mappatura del POC Proof of Concept permette di descrivere in maniera precisa e dettagliata l’idea iniziale e analizzarla, al fine di individuarne le criticità, le attività a valore (VA) e quelle a non valore (NVA) su cui operare correttivi.

La fase definizione deve soddisfare i seguenti punti:

• Definire lo “Statemant” del progetto complessivo e del relativo Prototipo POC
• Identificare le Variabili di miglioramento
• Mappare il processo (sia del Progetto Master che del Prototipo POC)
• Pianificare in caso di successo un ipotetico Kick-Off del Progetto Master

In un prototipo POC Proof Of Concept, la MISURAZIONE è la fase in cui si monitorano le performance dell’attuale situazione o processo produttivo “As Is” da cui iniziare ad operare. Le attività da sviluppare saranno le seguenti:

• Pianificazione della raccolta dati necessari alla comprensione del progetto
• Validazione del sistema di misura
• Analisi dei rendimenti e della capacità di processo

Punto di partenza sarà la realizzazione di un piano di raccolta dati strutturati indispensabili per rilevare le informazioni necessarie per l’analisi delle performance. Quest'ultima ci aiuterà quindi a meglio comprendere le seguenti voci:

• Distinguere ciò che accade da ciò che supponiamo accada
• Confermare o confutare idee sensazioni teorie
• Stabilire un livello base delle prestazioni
• Identificare e comprendere le relazioni che potrebbero aiutare a spiegare la variabilità

La fase di Misurazione iniziale ha lo scopo specifico di rendere Tangibile e misurabile lo stato dell’arte del processo o prodotto in esame. In questa fase procederemo come segue:

• Definire il tipo dati (esistenti o da raccogliere)
• Pianificare la raccolta dati e il loro volume di consistenza
• Validare il sistema di misurazione per la loro coerenza
• Analizzare rendimenti e capacità di processo

Attraverso una rappresentazione grafica sarà possibile descrivere l’idea, il processo o il prodotto in maniera univoca e condivisa, consentendo all’organizzazione di individuare come si svolgeranno tutti i processi aziendali coinvolti, determinando il ruolo di tutti gli attori coinvolti nelle varie fasi.

Il team deve possedere le necessarie competenze operative e tecniche per dare veridicità al PROTOTIPO.

Altra caratteristica fondamentale del team è avere uno spirito critico nel valutare i risultati che si otterranno dal POC.

Serve poi reperire conoscenze e skill al di fuori della realtà organizzativa. Questo aspetto è strategico soprattutto se il POC è rivolto all’innovazione tecnologica o comunque ad un aspetto innovativo che sia estraneo all’organizzazione in esame.

Servono inoltre figure di Consulenti esperti in POC Proof Of Concept o figure che possano coordinare e facilitare il rapporto e lo scambio di skill nel team. Questi facilitano lo scambio di informazioni e cultura necessarie alla realizzazione del POC. Spiccano tra i professionisti coinvolti gli Innovation Manager o Digital Transformation Manager, consulenti che per carattere e storia acquisita agevolano lo sviluppo progettuale della squadra volta all’innovazione prototipale.

In questa fase serve scegliere con cura un ambiente il più fedele e reale possibile al contesto che si vuole simulare per la prototipazione. Tanto più l’ambiente di sviluppo è aderente alla realtà del Project Master e tanto più efficace sarà il Prototipo del POC.

Immaginate i test condotti dalla NASA sul ROVER per le missioni su Marte. Sono state fondamentali le simulazioni nel deserto del Dhofar in Oman in cui raccogliere dati preziosi per la buona riuscita della missione in esame.

Lo stesso vale in un ambiente industriale. Serve adoperarsi per simulare su una piccola porzione aziendale alcune macchine e operatori in modo da circoscrivere il prototipo in un ambiente il più realistico possibile.

Questa è una fase molto delicata, poiché mette in rilievo tutto lo sviluppo eseguito per la costruzione dell’ambiente prototipale.

Ci sono tuttavia casi in cui questa simulazione non è ambientabile, ad esempio l’apertura di un nuovo centro commerciale o un servizio basato sulle statistiche raccolte, in questo caso il POC Proof Of Concept sarà per lo più un grosso esercizio teorico per ridurre al minimo i rischi di insuccesso.

Attraverso l'utilizzo di strumenti gestionali e strumenti statistici, sarà possibile quindi individuare le «poche» cause significative, che permettano un miglioramento dell’efficienza della soluzione prototipale. Sempre grazie alla digitalizzazione sarà possibile ridurre al minimo la generazione di «difetti/non conformità». Attraverso analisi Causa Effetto si cercheranno le principali cause di inefficienza tra le variabili di tipo 4M: Materiale, Mano d’opera Operatore, Macchinario, Metodologia di processo.

A questa analisi si aggiungeranno:

Definizione degli indici da raccogliere e analizzare

Definizione degli obiettivi da raggiungere

Questa fase è estremamente soggettiva, coinvolge per lo più le persone prescelte del team e dei consulenti (come al punto 3). Ancora una volta proprio in questa fase le persone e le loro attitudini mentali al pensiero creativo faranno la netta differenza. Serve fantasia, creatività, intuito e tanta esperienza per dar modo al POC di avere un alto grado di successo.

Una volta definito l’ambiente circoscritto, potremo procedere all’installazione e configurazione di tutto il necessario per l’acquisizione il calcolo e la fruizione dei test sull’imminente prototipo.

La fase di prototipazione corrisponde alla vera e propria messa in opera del PROTOTIPO. Saranno eseguiti tutti work packages stilati nell'analisi e nella definizione concettuale. Questa fase in genere è la più corposa perché è il momento in cui si dà finalmente vita al lavoro pratico e operativo fino ad ora sviluppato.

In questa fase viene fatto il deploy della soluzione adottata. È la fase in cui si mettono in campo gli sviluppi prodotti dal PROTOTIPO.

Verranno preparati e attivati i processi che coinvolgeranno a seconda del POC eventuali materiali, le persone, gli strumenti e le attrezzature preposte alla simulazione del prototipo.

Il Progetto prende realmente forma e si inizia la fase di analisi delle risposte.

Il prototipo che finalmente ha messo in moto i processi concettuali e produttivi a cui era preposto ora necessita di un periodo più o meno lungo di messa a punto. Il passaggio fondamentale per tutte le analisi e considerazioni che avverranno in seguito possono derivare solo dalla precisa e puntigliosa raccolta di quanti più dati sia possibile reperire dal prototipo. La fase di raccolta dati sarà il punto di partenza per la valutazione dell’operato fin qui svolto. E’ ragionevole in questa fase rendersi finalmente conto con precisione di quanto siamo stati bravi nel centrare l’obiettivo del POC

Nella fase di OTTIMIZZAZIONE, viene dato modo agli operatori e al sistema di raccogliere alcune settimane di analisi e dati di processo in modo da dare agli strumenti tutte le informazioni necessarie. Obiettivo di questa fase è analizzare la prestazione del PROTOTIPO e “ottimizzarlo”, verificando la bontà delle soluzioni e il raggiungimento degli obiettivi di progetto e garantendo la “stabilità” nel tempo.

Questa è la fase più delicata poiché mette in rilievo tutto lo sviluppo eseguito per la costruzione dell’ambiente prototipale. È naturale aspettarsi un elenco più o meno nutrito di quesiti e perplessità sorte proprio nelle precedenti fasi di messa in opera.

Ancora una volta è necessario uno spirito critico ma anche creativo

Procediamo finalmente alla rendicontazione dei dati fin qui raccolti. Ora verranno verificati gli indici e i valori attesi rispetto alle misurazioni iniziali. Si valuta la messa in opera del progetto.

Ora si possono realmente quantificare le risorse necessarie per lo sviluppo di un Progetto MASTER.

Un POC con Prototipo ha lo scopo di ottimizzare gli investimenti in termini di costi e tempo. Serve a comprendere la bontà dell’idea o della soluzione che si intende adottare.

Un POC darà sempre risultati apprezzabili, sia nel successo che nell'insuccesso di una idea, migliorando lo sforzo del progetto Master o rinunciando ad una idea che lo stesso Prototipo ha dimostrato essere fallimentare.